excel复习指导

第四章 电子表格

 

一、Excel简介

学习目标：掌握Excel的启动和退出，文件的创建、打开、保存和关闭；了解 Excel窗口的组成部分。

Excel是Microsoft公司推出的办公自动化系列软件Office中用于电子表格处理的应用软件，它具有强大的表格制作及数据计算与分析功能，在数据处理方面有着广泛的应用。

Excel窗口界面

菜单栏

行标

工具栏

列标

标题栏

滚动条

状态栏

工作表标签

编辑栏

工作区

 

工作簿、工作表和单元格是Excel中最重要的三个要素。

工作簿：用于存储和处理数据的文件，称为工作簿。工作簿由若干个工作表组成。在Excel默认情况下，工作簿由三个工作表组成。

工作表：是工作簿文档的组成部分。一张工作表由65536行和256列组成。行标依次用1、2、3、……65536表示，列标依次用A、B、C、……Z、AA、AB、AC、……AZ、BA、BB、BC、……IV表示。

单元格：工作表中由行和列确定的矩形格子，称为单元格。是Excel工作簿的最小组成单位。单元格地址用列标和行标表示，如E列第7行单元格的地址表示为“E7”。

 

 

 

 

练习一

 

选择题

1．Excel工作簿文件的扩展名为                                    （B ）

A．doc          B．exl          C．xls          D．exe

2．Excel工作簿的默认名是                                        （B ）A．Sheet1     B．Excel1          C．Xlstart      D．Book1

3．在Excel工作表中，每个单元格都有其固定的地址，如“A5”表示   （ C）

A. “A”代表第“A”列，“5”代表第“5”行

B. “A”代表“A”行，“5”代表第“5”列

C. “A5”代表单元格的数据

D. “A5”代表工作表的名称

 

二、Excel基本操作

学习目标：熟悉工作表中选定的方法；熟练掌握工作表中数据的输入、修改、删除、复制与移动、序列填充等编辑方法。

1．选定活动单元格

（1）鼠标操作

单击单元格即可选定该单元格，并使其成为活动单元格。

（2）键盘操作

2．选定单元格区域

单元格区域 由若干个连续分布的单元格组成的区域，称为单元格区域。 单元格区域地址是用这个区域起始单元格地址和结束单元格地址表示，即：

单元格区域地址＝起始单元格地址:结束单元格地址

例：从E列第4行单元格开始到H列第10行单元格结束的单元格区域地址为“E4:H10”（单元格区域地址表示中的“:”必须是英文半角符号）。

（1）选定一行或一列：用鼠标单击某行标或列标；

（2）选定多行或多列：单击某行标或列标按住鼠标左键拖动；

（3）选定不连续的单元格或单元格区域：先选定一个单元格或单元格区域，再按下 Ctrl 键，选定其他的单元格或单元格区域；

（4）选定整个工作表：用鼠标单击列标最左端、行标最上方的空白按钮，即可选定整个工作表。

3. 数据输入

（1）输入文本型数据。

文本型数据包括数字、符号、字母、汉字等，它最大的特点就是不参与计算，如电话号码、邮政编码等数据。如果要强制输入文本型数据，可在数据前加“＇”符号。 “＇”为英文半角的单引号。

（2）输入数值型数据。

数值型数据一般可以直接输入，其前面的“0”会被视为无效数字而被自动清除。当数值型数字的长度超过11位时，系统自动按科学计数方式显示数值。例如：输入数字“123****89987654”，按回车确认后，显示为“1.23457E+14”。

如果要输入小数，一定要在英文状态下或用数字键盘上的“.”输入小数点。

如果要保留多位小数，在“单元格格式”对话框中的“数值”中设置小数位数。

（3）输入日期型数据。

用下面的格式可输入日期型数据：

“年/月/日”格式：如“08/06/30”；“年-月-日”格式：如“08-6-30”。

（4）输入时间型数据。

用下面的格式可输入时间型数据：

“时:分:秒”格式：如“18:24:30”。

4．数据的修改

用鼠标单击单元格后输入数据，则单元格中原有的数据将被新输入的数据替代。

用鼠标双击单元格，可将插入点光标定位在单元格中，修改单元格中的数据。

5．复制或移动单元格或单元格区域

(1) 利用剪贴板复制或移动单元格或单元格区域；

(2) 通过拖动选定单元格的边框复制或移动单元格或单元格区域。

6．删除单元格或单元格区域中的内容

选定要删除内容的单元格或单元格区域，按 Delete 键即可删除其中的内容。

7．删除行或列

第一步：用鼠标单击要删除的行标或列标；第二步：在选定区域中单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“删除”，可删除整行或整列，在弹出的菜单中选择清除内容，将只清除选定行或列中的内容，而不删除行或列，相当于按“Delete”键。

8. 单元格数据的填充

在输入单元格数据时，可利用“填充柄”快速、准确地输入数据。

填充柄：当选定一个单元格或单元格区域时，其加粗显示的黑色边框右下角有一个小黑方块   ，这就是填充柄。

（1）填充柄快速填充。

序列数据的填充：对于已经定义的序列数据，如：在单元格中快速输入“星期一、星期二……星期日”，首先在单元格中输入“星期一”，选中此单元格，然后按住鼠标左键拖动填充柄，可快速完成数据的输入。如下图所示：

填充前

填充后

           

 

 

 

 

 

 

 

 

数据的复制式填充：在某行或某列的若干个单元格中填充相同的数据，可按住Ctrl键不放，同时按住鼠标左键拖动填充柄，完成数据的复制式填充。

（2）菜单填充。

选择“编辑”→“填充”菜单命令，选择相应的菜单命令进行填充。

 

练习二

 

选择题

1．要选定不相邻的矩形区域，应在鼠标操作的同时，按住（）键       （ ）

A．Alt       B．Ctrl             C．Shift       D．Home

2．在Excel单元格中输入内容时，强迫换行的方法是在需要换行的位置按（）键                                                                     （ ）

A．Ctrl+Enter   B．Ctrl+Tab         C．Alt+Tab      D．Alt+ Enter

3．用Delete键来删除选定单元格时，它删除了单元格的              （ ）

A．内容         B．格式             C．附注         D．全部

操作题

按要求完成以下操作并保存：

1．在E3单元格中分别输入日期型数据2008-2-18。

2．利用填充柄，在A2:A4单元格中依次填充序号1、2、3。

3．修改B4单元格内容为“圆珠笔”。

原电子表格：

三、编辑与修饰工作表

学习目标：熟练掌握工作表的建立、删除、重命名、复制与移动等基本操作和单元格、单元格区域、行列的相关操作，学会设置单元格文字格式、数据格式、对齐方式等。

1．编辑工作表

插入工作表：选定一工作表，执行“插入”→“工作表”菜单命令或右击工作表标签选择“插入”命令，可在当前工作表之前插入一张空白工作表。

复制或移动工作表：

方法一：选定要移动或复制的工作表，选择“编辑”→“移动或复制工作表””菜单命令；

方法二：鼠标拖动工作表（直接拖动为移动，拖动时按住Ctrl键为复制）；

方法三：右击工作表标签选择“移动或复制工作表” 命令。

重命名工作表：双击重命名的工作表标签或右击重命名的工作表标签，在快捷菜单中执行“重命名”命令。

删除工作表：选定要删除的工作表标签， 执行“编辑”→“删除工作表”菜单命令，或右击要删除的工作表标签，在快捷菜单中执行“删除”命令。

2．行列操作

插入行或列：右击某行标或列标，选择“插入”命令，可在该行上方或该列前插入一行或一列。

复制、移动行或列：

方法一：利用剪贴板复制或移动行或列；

方法二：通过拖动选定行或列的边框复制或移动行或列。

删除行或列：右击某行标或列标，选择“删除“命令。

3．设置单元格格式

方法一：选定某单元格或单元格区域，通过工具栏按钮设置字体、字号、对齐方式、边框等；

方法二：选定某单元格或单元格区域，单击“格式”→“单元格”命令或右击选择“设置单元格格式”菜单命令，显示如图所示“单元格格式”对话框，利用该对话框可对数字、对齐方式、字体、边框等进行设置。

单元格格式对话框

合并及居中单元格：选定合并的单元格区域，单击工具栏 （合并及居中按钮）。

 

练习三

 

按要求完成以下操作并保存：

1．在第3行前插入记录，姓名：许光，语文96，物理88，数学100，英语 98。

2．设置A1:E1单元格区域字体黑体，字号四号，加粗，居中对齐。

3．将“数学”一列移动到“物理”列之前。

原电子表格：

 

四、公式与函数的应用

学习目标：理解Excel公式与函数的概念，掌握SUM、AVERAGE等基本函数和自定义计算公式对工作表数据进行计算的方法。

1．公式：由运算对象和运算符组成的一个序列。

（1）公式的定义：

公式由数据、运算符、单元格引用、函数等组成。Excel中的公式必须以“＝”开始。

（2）公式中的运算符。

算术运算符： +（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、^（乘方）、%（百分比）

（3）运算顺序：运算级别从高到低依次为：括号（）→百分比（%）→乘方（^）→乘（*）或除（/）→加（+）或减（-）→文本连接（&）。

例如：要算出文综（政治、语文、历史）的平均分，我们可以在F2单元格中输入公式“=（B2+C2+E2）/3”，按回车键确定即可。

 

 

 

 

2．函数：函数是Excel系统中已定义好的具有特定功能的内置公式。包括财务、日期与时间、数学与三角、统计等函数。

（1）求和函数。

格式：SUM（Number1,Number2,…）。

功能：对连续和不连续的单元格或单元格区域进行求和运算。

方法：方法一，单击工具栏中的“求和”按钮，选择运算区域后求和；方法二，单击工具栏中的“粘贴函数”按钮或“插入”→“函数”菜单命令，选择SUM函数，在“函数参数”对话框中选择运算参数求和。

例如：要算出每个人的总分，其步骤如下：

第一步，选择F2单元格；第二步，单击工具栏中的“粘贴函数”按钮或“插入”→“函数”菜单命令，选择SUM函数；第三步，在“函数参数”对话框中选择B2：E2单元格区域确定；第四步，拖动F2单元格填充柄到F4单元格。

（2）求平均值函数AVERAGE

格式：AVERAGE (Number,Number2,...）。

功能：对连续和不连续的单元格或单元格区域进行求平均值运算。

方法：单击工具栏中的“粘贴函数”按钮或“插入”→“函数”菜单命令，选择AVERAGE函数，在“函数参数”对话框中选择运算参数求平均值。

 

练习四

 

选择题

1．在Excel中，公式的定义必须以（）符号开头                     （ ）

A．=                B．”           C．：           D．*

2. 在Excel中，对SUM函数说法不正确的是                         （ ）

A. 只能对“列”信息实现求和

B. 可对所选矩形区域的数据求和

C. 可实现由多个矩形区域组成的单元格区域的所有数据求和

D. 可实现由多个不连续的单元格区域数据求和

 

五、数据分析

学习目标：理解Excel的数据分析和管理功能；熟练掌握对数据进行排序、筛选的操作方法。

数据排序。单击“数据”→“排序”命令或工具栏中的“排序”按钮，打开“排序”对话框，选择“主要关键字”等选项后排序。

排序对话框

例如：要根据总分进行递减排序，步骤如下：

第一步，选定全部数据区域；第二步，单击“数据”→“排序”命令或工具栏中的“排序”按钮；第三步，在“排序”对话框中选择主要关键字为总分递减、当前数据清单为有标题行；第四步，单击确定。

 

排序前后的数据清单对比如下：

    

排序前                                   排序后

数据筛选。单击“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令后进行筛选操作。

 

练习五

 

操作题

按要求完成以下操作并保存

1．计算出每个人的总分、平均分（不包括体育）并填入相应的单元格。

2．根据总分由高到低进行排序，填写名次。

原电子表格：